【体験談】『Notion』が多機能・万能すぎて使いこなせない話

Publish : 2021-04-13

この記事では、Notion を使ってみたもののうまく使いこなせていない僕の体験談を残します。

個人のスペックの問題もあるため、一意見としてお読みいただければと思います。

書置きのようなもので画像もなく読みづらい文章かもしれませんが予めご了承ください。

Notion とは

Notion とは、ドキュメント管理やプロジェクト管理、タスク管理やファイル管理を１つに集約したオールインワンツールです。

通常であれば、タスク管理は Trello、プロジェクト管理は Backlog などそれぞれ別のツールで管理しているところです。

Notion はそういった別々のツールで管理している情報を１つのツールで管理することができます。

ガントチャートやカンバン形式のボード機能、簡単な表計算機能のあるテーブル、マークダウン記法のドキュメントなど多機能で万能なツールです。

詳細は以下の記事をご覧ください。Notion の全てがわかります。

今回は、そんな万能なオールインワンツールを 2020 年 10 月から使っている僕がいまだにうまく使いこなせていないという話です。

はじめはデータベース機能使い、案件ごとクライアントごとに進捗状況、タスク、議事録などをまとめていました。

しかし今では、Notion の多機能さゆえに逆に使い方に迷ってしまい、簡単な案件の進捗状況と、週ごとのタスク管理のみとなっています。

そんな Notion を使いこなせていない僕が、特に使いこなせていないポイントを３つほど紹介します。

使いこなせないポイントその ➀ は１つのページが濃すぎて情報を探しにくいということ。

これこそ、僕の力不足な面が大きいですが案件ごとに議事録やらタスクやら予定をまとめると、かなり見にくくなってしまいた。

そこにさらに追加されていく案件の情報とタスクに嫌気がさしてやめてしまったのは使い始めて 2 ヶ月のこと。

我ながらよく頑張ったと思います。

ただ、逆に１つのページですべて管理できるのは理想でもあるので、見やすさの改善、使いやすさの向上を目指して配置やレイアウトで何とかできればと思っているところです。

とりあえず現状は、進捗状況（進行中・待機・完了）と直近の状況（メール済・～修正・～作成 etc.）のみ管理し、タスクはすべてまとめて管理しています。

使いこなせないポイントその ➁ は階層が深くなってしまうことです。

データベース機能を使いその中に議事録や、データを入れていくと知らず知らずのうちに階層が深くなってしまいました。

階層を深くしないようにした場合、１つのページに情報があふれかえるので、それも嫌だったのです。

階層が深くなると、「あの案件のあの時のあの議事録を見たい」と思ったとき、「どこにあったっけ？」からはじまり５クリックくらいでやっとたどり着けるような構造になってしまい、とてもストレスになります。

そのへんの構造をつまく使いこなせなかったので、階層を深くしてしまいそうな情報は別のツールで管理し、Notion 上には最大でも３クリックでたどり着ける構造を意識しています。

ただ、この記事を書いていて議事録などのいいまとめ方 ↓ を思いついたので、解決しそうです（笑）

書類ごとのデータベースとそこへのリンクでまとめる

いこなせないポイントその ➂ は、多機能すぎて使い方に迷ってしまい、「これでいこう！」ってのが定まらないこと。

それくらい多機能ってことです。

特にプロジェクト管理系のガントチャートやカンバン形式のボード、タイムライン機能などで案件ごとに別々の形式を使ってしまうこともあり、自分の中の迷いを消しきれませんでした。

今では、プロジェクト管理系の機能は使っていません。

使えるようになりたいので必要な機能を整理しつつ取捨選択していこうと思います。

多機能であるがゆえに、使い方に困るツールはたくさんあります。

WordPress テーマにもその感じがあるはずです。

僕には「いろいろできるけどこれじゃなくてもいい」ってツールより、「これしかできないけどこれがいい」ってツールのほうが合っているのかな～と思いました。

ただ Notion 自体は嫌いじゃないので、うまく使いこなせるよう学びたいと思います。

今後、うまく使いこなせるようになった時には、その内容を紹介しようと思います